Ambtelijke organisatie Den Helder moet effectiever en efficiënter te werk gaan

Den Helder – De gemeenteraad heeft het college gevraagd om onderzoek te laten doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van de verschillende onderdelen van de ambtelijke organisatie. De resultaten van dit onderzoek laten zien dat er veel betrokkenheid en inzet is in de ambtelijke organisatie, maar er slagen nodig zijn om ook efficiënt en effectief te werken. Er is geen noodzaak voor extra budget en menskracht, de totale capaciteit is zelfs boven gemiddeld. “Het verbeterpotentieel zit met name in de wijze van organiseren en de (samenwerk)cultuur van gemeente Den Helder”, leest het rapport.

Het onderzoek naar de organisatie van de gemeente Den Helder is uitgevoerd door een extern bureau in opdracht van de gemeentesecretaris en begeleid door een commissie uit de gemeenteraad. Het externe onderzoeksbureau Rijnconsult concludeert onder meer dat de vertaling van het coalitieakkoord naar het college-akkoord nog niet algemeen bekend is binnen de organisatie. “Medewerkers zijn zoekende en dit gaat ten koste van efficiëntie en het handelen vanuit het organisatiebelang.” Dit komt echter niet door een gebrek aan betrokkenheid en bevlogenheid bij de medewerkers van de gemeente Den Helder, want die is er volgens de adviseurs juist in grote mate.

De begeleidingscommissie, bestaande uit vijf raadsleden, heeft op 19 september 2023 haar zienswijze bij het onderzoeksrapport aangeboden bij het college. Daarin adviseert de commissie het college de verantwoordelijkheden en (werk)processen binnen de ambtelijke organisatie duidelijk(er) te maken en te zorgen voor een duidelijke aansturing (management) daarin. Ook heeft de commissie het college gevraagd een uitvoeringsplan met een concreet tijdpad op te stellen en evaluatiemomenten in de bouwen.

Klaar voor doorontwikkelingen
Het college kan zich vinden in de conclusies van het onderzoek. “Wij zijn het eens met de conclusie dat de ambtelijke organisatie effectiever en efficiënter te organiseren is vanuit de huidige capaciteit.” Een van de verbeteringen die gestart wordt, is het explicieter maken van de rolverdeling in besluitvorming en doorzettingsmacht. Het college heeft het onderzoeksrapport aangeboden aan de gemeenteraad voor bespreking. Ook zal de gemeenteraad ieder half jaar geïnformeerd worden over de voortgang in de organisatieontwikkeling op basis van een ontwikkelplan dat inspeelt op de aanbevelingen van Rijnconsult en de adviezen van de begeleidingscommissie.

Hoewel er wat frictie kan ontstaan in de periode van ontwikkeling waar werkprocessen anders ingericht moeten worden, zegt de gemeente Den Helder klaar te zijn voor de doorontwikkelingen van de ambtelijke organisatie. “Verbetering is nodig in de manier van sturing, inrichting en samenhang tussen de organisatieonderdelen. Het management kende veel vacatures die inmiddels bijna allemaal zijn ingevuld. De medewerkers houden nog veel ballen in de lucht. Door heldere rollen en goed prioriteren kan efficiënter en effectiever worden gewerkt. Dit heeft voor de komende periode de aandacht.”